Dienstplanung gemeinsam mit den Mitarbeitern organisieren

DIGITALE PERSONALAKTE

Nicht jede Schicht muss zwingend vom Arbeitgeber einzeln einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Besonders bei flexiblen Teams kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter aktiv in die Dienstplanung einzubeziehen. Mit Schichtplaner Online können Planungsprozesse so gestaltet werden, dass Mitarbeiter selbst mit dem Dienstplan interagieren und sich bei passenden Schichten eintragen können. Klassischerweise erstellt eine verantwortliche Person den vollständigen Dienstplan.
Sie prüft die benötigten Schichten, sucht passende Mitarbeiter und verteilt anschließend sämtliche Arbeitszeiten. Bei einem kleinen festen Team ist das häufig problemlos möglich. Bei Aushilfen, Teilzeitkräften oder Mitarbeitern mit wechselnden Verfügbarkeiten kann dieser Prozess jedoch viel Zeit beanspruchen. Eine Alternative ist die stärkere Einbindung der Mitarbeiter. Statt jede Schicht ausschließlich zentral zu vergeben, können geeignete Schichten für die Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Mitarbeiter wählen passende Schichten
Wenn Mitarbeiter selbst Schichten auswählen können, lässt sich ein Teil der organisatorischen Arbeit verteilen. Mitarbeiter sehen verfügbare beziehungsweise für sie relevante Arbeitszeiten und können sich entsprechend des vorgesehenen Planungsprozesses eintragen.
Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Beschäftigte ihre Arbeitszeiten flexibel wählen können. Typische Beispiele sind Aushilfen, Studenten, ehrenamtliche Mitarbeiter oder Teams, bei denen nicht jede Arbeitszeit fest vorgegeben ist.

Weniger Nachrichten und Rückfragen
Ohne eine zentrale Lösung läuft die Schichtvergabe häufig über Messenger, E-Mail oder persönliche Absprachen. Der Planungsverantwortliche schreibt beispielsweise in eine Gruppe, dass für Samstag noch jemand gesucht wird. Anschließend antworten mehrere Personen, und die Informationen müssen wieder manuell in den Dienstplan übertragen werden. Wenn Mitarbeiter direkt mit der Online-Dienstplanung arbeiten können, wird dieser zusätzliche Kommunikationsweg reduziert. Die Informationen landen dort, wo sie letztendlich benötigt werden: im Planungsprozess.

Kontrolle über die Dienstplanung behalten
Mitarbeiter selbst in den Dienstplan einzutragen bedeutet nicht zwangsläufig, dass die komplette Personalplanung unkontrolliert dem Team überlassen wird. Das Unternehmen legt weiterhin die organisatorischen Rahmenbedingungen fest. Je nach Arbeitsweise können beispielsweise bestimmte Schichten vorbereitet und anschließend durch Mitarbeiter besetzt werden. Damit lässt sich die Flexibilität einer Selbstplanung mit der notwendigen betrieblichen Kontrolle verbinden.

Besonders geeignet für flexible Arbeitsmodelle
Die Selbsteintragung kann für unterschiedliche Branchen interessant sein. In der Gastronomie können beispielsweise zusätzliche Wochenend- oder Abendschichten flexibel verteilt werden.
In Vereinen und Freizeitbetrieben können Helfer bestimmte Einsatzzeiten übernehmen. Auch bei Aushilfen im Einzelhandel oder bei Veranstaltungen kann eine selbstständigere Schichtwahl sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass das jeweilige Unternehmen einen Teil seiner Schichten flexibel vergeben kann.

IMPRESSIONEN

AUSWERTUNG ARBEITSZEITEN EXCEL

E-MAILS UND SMS AN MITARBEITER SENDEN

KOSTENLOSE ZEITERFASSUNG ONLINE (MIT ECHTZEIT-STEMPELUHR)

Live-Modus: Mitarbeiter können sich selbst eintragen

LIVE-MODUS: MITARBEITER K&OUML;NNEN SICH SELBST EINTRAGEN

Mitarbeiter-Verfügbarkeiten besser nutzen

AUSWERTUNG ARBEITSZEITEN EXCEL

Ein wesentlicher Vorteil der Mitarbeiterbeteiligung besteht darin, dass Beschäftigte ihre eigene Verfügbarkeit meist besser kennen als der Planungsverantwortliche. Statt zunächst einen Mitarbeiter einzuteilen und anschließend festzustellen, dass dieser nicht verfügbar ist, kann die Planung stärker auf den tatsächlichen Möglichkeiten des Teams aufbauen. Dadurch können spätere Änderungen und Schichttauschanfragen reduziert werden.

Dienstplan online erreichbar
Damit die Selbstplanung funktioniert, benötigen Mitarbeiter einen einfachen Zugang zur Planung. Ein Online-Dienstplan hat hier klare Vorteile gegenüber einer Excel-Datei auf einem Bürocomputer oder einem ausgedruckten Plan an der Wand. Mitarbeiter können unabhängig vom Aufenthaltsort auf die für sie bereitgestellten Planungsfunktionen zugreifen. Das erleichtert die Zusammenarbeit insbesondere bei Teams, die nicht gleichzeitig am selben Ort arbeiten.

Weniger Aufwand für den Planungsverantwortlichen
Je nach Unternehmen kann die Erstellung eines Dienstplans jede Woche erhebliche Zeit beanspruchen. Wenn Mitarbeiter einen Teil der Schichtauswahl selbst übernehmen können, reduziert sich der manuelle Aufwand.
Die verantwortliche Person kann sich stärker darauf konzentrieren, ob alle benötigten Zeiten ausreichend besetzt sind. Schichtplaner Online unterstützt damit nicht nur die klassische zentrale Dienstplanung, sondern auch flexiblere Formen der Mitarbeiterbeteiligung.
Wer Mitarbeiter selbst in den Dienstplan eintragen lassen möchte, kann dadurch einen Planungsprozess schaffen, der besser zu modernen und flexiblen Teams passt.

Mitarbeiter selbst in Dienstplan eintragen lassen – online

4 Ansichten für die Schichtplanung

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