SCHICHTPLANER ONLINE

Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen ?

Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen? Ja – mit den richtigen Mitarbeiter- und Schichtdaten kann KI bei der Planung helfen. Wir erklären Möglichkeiten und Grenzen.

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4 Ansichten für die Schichtplanung

Klassisch
Flexibel
Mitarbeiter
Monatliche Planung
Auswertung & Stundenzettel Export
Klassische Ansicht (wochenweise)
Jede Zeile eine Schicht. Mehrere Gruppen (z.b Service, Aushilfe) können an jedem Tag/Schicht erstellt werden.
Flexible Ansicht (wochenweise)
An jedem Tag können beliebig viele individuelle Schichten erstellen werden.
Mitarbeiter Ansicht (wochenweise)
Jede Zeile ein Mitarbeiter. Mehrere Schichten können für einen Mitarbeiter am Tag erstellt werden.
Monatliche Schichtplanung
Ein kompletter Monat wird in einem Kalendar dargestellt. Neben der 'Mitarbeiter' Ansicht die beliebteste Ansicht bei unseren Kunden!
Auswertung & Stundenzettel Export
Bearbeiten Sie nachträglich Arbeitszeiten. Wenn erlaubt, können Mitarbeiter die eigenen Zeiten selbstständig anpassen/korrigieren.
Export aller Arbeits - und Pausenzeiten als Pdf-Stundenzettel, Excel, Csv und Html möglich.
Klassische Ansicht (wochenweise)
Flexible Ansicht (wochenweise)
Mitarbeiter Ansicht (wochenweise)
Monatliche Schichtplanung
Auswertung & Stundenzettel Export

ChatGPT Dienstplan erstellen

Digitale Personalakte
DIGITALE PERSONALAKTE

Ja, ChatGPT kann einen Dienstplan erstellen. Dafür benötigt die KI allerdings Informationen darüber, welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen, welche Schichten besetzt werden müssen und welche Regeln bei der Planung berücksichtigt werden sollen. So könnten Sie ChatGPT beispielsweise mitteilen, dass 15 Mitarbeiter auf Früh- und Spätschichten verteilt werden sollen. Zusätzlich geben Sie an, welcher Mitarbeiter an welchen Tagen verfügbar ist und wie viele Personen pro Schicht benötigt werden. ChatGPT kann aus diesen Informationen einen möglichen Dienstplan erstellen. In der Praxis ist professionelle Dienstplanung jedoch deutlich komplexer. Urlaub, Abwesenheiten, Mitarbeiterwünsche, Qualifikationen, unterschiedliche Arbeitszeiten und kurzfristige Änderungen müssen berücksichtigt werden. Deshalb stellt sich die Frage: Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen, der tatsächlich im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann? Die Antwort lautet: grundsätzlich ja – allerdings mit Einschränkungen.

Wie kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen?
Damit ChatGPT einen sinnvollen Schichtplan erstellen kann, müssen zunächst die benötigten Informationen bereitgestellt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Namen der Mitarbeiter
benötigte Schichten
Arbeitsbeginn und Arbeitsende
Verfügbarkeiten
Urlaub und Abwesenheiten
gewünschte Arbeitszeiten
benötigte Mitarbeiter pro Schicht
individuelle Wochenarbeitszeiten
besondere Qualifikationen oder Aufgaben

Diese Daten können beispielsweise als Tabelle strukturiert werden. Je genauer die Informationen und Regeln angegeben werden, desto besser kann die KI einen passenden Planungsvorschlag erstellen. Ein möglicher Auftrag könnte lauten: „Erstelle einen Dienstplan von Montag bis Sonntag. Pro Frühschicht werden drei Mitarbeiter und pro Spätschicht zwei Mitarbeiter benötigt. Berücksichtige die folgenden Verfügbarkeiten und verteile die Arbeitszeiten möglichst gleichmäßig.“ ChatGPT kann anschließend versuchen, daraus einen passenden Plan zu erstellen.

Kann ChatGPT Excel-Dateien mit Mitarbeitern auswerten?
Eine interessante Möglichkeit besteht darin, vorhandene Daten für die Planung zu verwenden. Mitarbeiterinformationen müssen nicht zwangsläufig einzeln in einen Chat geschrieben werden. Strukturierte Daten können beispielsweise in einer Tabelle bereitgestellt und anschließend analysiert werden. So könnten in einer Tabelle Mitarbeiter, Verfügbarkeiten, gewünschte Schichten oder Arbeitszeiten hinterlegt sein. Auf Grundlage dieser Informationen kann die KI bei der Erstellung eines Dienstplans helfen. Das macht ChatGPT besonders interessant, um verschiedene Planungsmöglichkeiten auszuprobieren oder einen ersten Entwurf zu erstellen.

IMPRESSIONEN

Auswertung Arbeitszeiten Excel
AUSWERTUNG ARBEITSZEITEN EXCEL
E-Mails und SMS an Mitarbeiter senden
E-MAILS UND SMS AN MITARBEITER SENDEN
Kostenlose Zeiterfassung Online (mit Echtzeit-Stempeluhr)
KOSTENLOSE ZEITERFASSUNG ONLINE (MIT ECHTZEIT-STEMPELUHR)
Live-Modus: Mitarbeiter können sich selbst eintragen
LIVE-MODUS: MITARBEITER KÖNNEN SICH SELBST EINTRAGEN
Mitarbeiter schichten planen
Dienstplan mit mitarbeiterwuenschen erstellen
Dienstplan fuer kleine unternehmen
Mitarbeiterportal
Mitarbeiterverfuegbarkeit
Schichtplan mit ki erstellen

Wo liegen die Grenzen von ChatGPT bei der Dienstplanung ?

Auswertung Arbeitszeiten Excel
AUSWERTUNG ARBEITSZEITEN EXCEL

ChatGPT ist keine speziell für Unternehmen entwickelte Dienstplanungssoftware.
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Eine klassische Dienstplanungssoftware verwaltet Mitarbeiter, Schichten und Arbeitszeiten dauerhaft in einem System. Änderungen können vorgenommen, Dienstpläne veröffentlicht und Mitarbeiter direkt in die Planung einbezogen werden. Bei ChatGPT müssen die benötigten Informationen dagegen zunächst zur Verfügung gestellt werden. Auch die Kontrolle des Ergebnisses bleibt wichtig. Ein von einer KI erstellter Dienstplan sollte nicht ungeprüft übernommen werden.
Fehlende Informationen oder komplizierte Regeln können dazu führen, dass ein Planungsvorschlag nicht vollständig zur tatsächlichen Situation im Unternehmen passt.

ChatGPT und Dienstplanungssoftware kombinieren
Besonders interessant wird künstliche Intelligenz deshalb in Verbindung mit einer bestehenden Dienstplanungssoftware. Statt Mitarbeiterdaten bei jeder Planung erneut an ChatGPT zu übermitteln, kann die KI direkt auf die bereits innerhalb der Software vorhandenen Informationen zurückgreifen. Genau hier liegt das große Potenzial einer integrierten KI.
Eine Dienstplanungssoftware kennt beispielsweise bereits Mitarbeiter, Schichten, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und geplante Arbeitszeiten. Eine integrierte KI könnte diese Daten verwenden und daraus automatisch Vorschläge für die Schichtbesetzung erzeugen. Der Planungsverantwortliche müsste anschließend nur noch kontrollieren, ob der vorgeschlagene Dienstplan den tatsächlichen Anforderungen entspricht.

Schichtplaner Online soll zukünftig KI nutzen
Auch Schichtplaner Online soll zukünftig um KI-Funktionen erweitert werden. Aktuell erfolgt die Dienstplanerstellung noch ohne eine integrierte künstliche Intelligenz. Bereits heute können jedoch Mitarbeiter und Schichten online organisiert und Mitarbeiter aktiv in die Planung einbezogen werden. Mitarbeiter können beispielsweise angeben, wann sie arbeiten möchten. Solche Informationen sind eine wichtige Grundlage für eine zukünftige intelligente Dienstplanung. Eine geplante KI-Unterstützung könnte diese vorhandenen Informationen analysieren und daraus Vorschläge für einen passenden Dienstplan erstellen. Dabei soll die KI den Planungsverantwortlichen unterstützen – und nicht ersetzen.

Wie könnte die KI zukünftig einen Dienstplan erstellen?
Ein möglicher Ablauf könnte sehr einfach aussehen. Zunächst werden wie gewohnt die Mitarbeiter und benötigten Schichten in Schichtplaner Online verwaltet. Mitarbeiter geben ihre Verfügbarkeiten oder Wünsche an. Abwesenheiten und bereits geplante Arbeitszeiten sind ebenfalls bekannt. Anschließend könnte die KI diese Informationen auswerten. Sie könnte beispielsweise feststellen, welche Mitarbeiter für eine Schicht verfügbar sind, wie viele Arbeitsstunden bereits geplant wurden und welche Wünsche berücksichtigt werden können. Auf dieser Grundlage entsteht ein Dienstplanvorschlag.
Der Verantwortliche kontrolliert den Vorschlag, verändert einzelne Zuordnungen und veröffentlicht anschließend den fertigen Dienstplan. Damit verbindet sich die Geschwindigkeit einer KI mit der Erfahrung des Menschen.

Wird ChatGPT den Dienstplaner ersetzen?
Wahrscheinlich ist nicht die vollständige Ersetzung des Menschen der größte Vorteil von KI bei der Dienstplanung. Viel interessanter ist die Möglichkeit, einen großen Teil der zeitaufwendigen Vorarbeit zu automatisieren. Die KI kann zahlreiche Kombinationen analysieren und innerhalb kurzer Zeit einen ersten Vorschlag liefern. Besondere betriebliche Situationen oder persönliche Absprachen können anschließend weiterhin vom Planungsverantwortlichen berücksichtigt werden. Aus einer vollständig manuellen Planung könnte dadurch eine KI-unterstützte Dienstplanung werden.

Fazit: Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen?
Ja, ChatGPT kann einen Dienstplan erstellen, wenn ausreichend Informationen über Mitarbeiter, Schichten, Verfügbarkeiten und Planungsregeln bereitgestellt werden.
Für einfache Teams oder einen ersten Planungsvorschlag kann das bereits interessant sein. Bei der regelmäßigen betrieblichen Dienstplanung ist jedoch eine spezialisierte Software sinnvoller, weil dort Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichten dauerhaft verwaltet werden. Die besonders interessante Entwicklung liegt deshalb in der Verbindung beider Welten.
Schichtplaner Online nutzt aktuell noch keine integrierte KI für die Erstellung von Dienstplänen. Eine KI-Unterstützung ist jedoch für die Zukunft geplant.
Damit soll die klassische Online-Dienstplanung zukünftig um intelligente Planungsvorschläge ergänzt werden: Die Software stellt die vorhandenen Mitarbeiter- und Schichtdaten bereit, die KI unterstützt bei der Planung und der Verantwortliche behält die endgültige Kontrolle über den Dienstplan.