Schichtplan Excel Vorlage für eine übersichtliche Personalplanung. Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Schichten einfach planen – plus digitale Alternative zu Excel.
Eine Schichtplan Excel Vorlage ist für viele Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter und Arbeitszeiten übersichtlich zu organisieren. Besonders kleine Betriebe beginnen ihre Schichtplanung häufig mit einer Excel-Tabelle. Mitarbeiter werden eingetragen, Arbeitszeiten festgelegt und anschließend den einzelnen Tagen oder Schichten zugeordnet.
Solange nur wenige Mitarbeiter beschäftigt sind und sich Arbeitszeiten selten ändern, kann diese Form der Planung gut funktionieren.
Mit zunehmender Mitarbeiterzahl, wechselnden Arbeitszeiten und kurzfristigen Änderungen wird eine Excel-Tabelle jedoch schnell aufwendig.
Eine Alternative ist ein Online-Schichtplan. Mit Schichtplaner Online können Unternehmen ihre Mitarbeiter und Schichten zentral verwalten und den aktuellen Dienstplan online zur Verfügung stellen.
Was ist eine Schichtplan Excel Vorlage?
Eine Schichtplan Excel Vorlage ist eine vorbereitete Tabelle, mit der Arbeitszeiten und Mitarbeiter geplant werden können.
Eine typische Vorlage enthält beispielsweise die Namen der Mitarbeiter in den einzelnen Zeilen. In den Spalten befinden sich Wochentage oder konkrete Datumsangaben. In den entsprechenden Feldern werden anschließend die jeweiligen Arbeitszeiten oder Schichten eingetragen.
Je nach Unternehmen kann zwischen verschiedenen Schichten unterschieden werden, zum Beispiel:
Frühschicht
Spätschicht
Nachtschicht
Zwischenschicht
Bereitschaft
freie Tage
Dadurch entsteht ein übersichtlicher Wochen- oder Monatsplan, der zeigt, welcher Mitarbeiter wann arbeiten soll.
Schichtplan Excel Vorlage für kleine Unternehmen
Gerade kleine Unternehmen benötigen häufig keine komplizierte Personalmanagement-Software. Ein übersichtlicher Schichtplan reicht zunächst aus, um die täglichen Arbeitszeiten zu organisieren.
Eine Schichtplan Excel Vorlage für kleine Unternehmen eignet sich beispielsweise für Restaurants, Cafés, Einzelhandel, Hotels, Pflegeeinrichtungen, Produktionsbetriebe oder andere Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten.
Bei einem Team mit fünf Mitarbeitern lässt sich eine Excel-Tabelle noch relativ einfach pflegen.
Arbeiten jedoch 15, 20 oder mehr Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten, steigt die Anzahl der Informationen deutlich. Neben den eigentlichen Schichten müssen möglicherweise Urlaub, Krankheit, Mitarbeiterwünsche und unterschiedliche Wochenarbeitszeiten berücksichtigt werden.
Dann wird aus einer einfachen Tabelle schnell ein umfangreicher Dienstplan.
Schichtplan für eine Woche erstellen
Eine häufig verwendete Variante ist der wöchentliche Schichtplan.
Dabei werden Montag bis Sonntag als einzelne Spalten dargestellt. Für jeden Mitarbeiter können anschließend die jeweiligen Arbeitszeiten eingetragen werden.
Eine Schichtplan Excel Vorlage für eine Woche bietet den Vorteil, dass die Planung kompakt und schnell verständlich bleibt.
Beispielsweise kann ein Mitarbeiter montags von 08:00 bis 16:00 Uhr arbeiten, dienstags frei haben und mittwochs eine Spätschicht übernehmen.
Für Betriebe mit relativ konstanten Arbeitszeiten ist diese Darstellung oft ausreichend.
Bei häufig wechselnden Schichten müssen jedoch jede Woche neue Einteilungen vorgenommen werden.
Alternativ kann eine Schichtplan Excel Vorlage monatlich aufgebaut werden.
Dabei enthält die Tabelle sämtliche Tage eines Monats. Der Planungsverantwortliche kann dadurch bereits mehrere Wochen im Voraus festlegen, wann die einzelnen Mitarbeiter arbeiten.
Ein Monatsplan bietet mehr Planungssicherheit, ist aber gleichzeitig umfangreicher.
Je mehr Mitarbeiter und unterschiedliche Arbeitszeiten berücksichtigt werden müssen, desto größer wird die Tabelle. Besonders auf kleineren Bildschirmen oder beim Ausdruck kann die Übersichtlichkeit darunter leiden.
Auch kurzfristige Änderungen müssen anschließend manuell in der Excel-Datei angepasst werden.
Welche Angaben gehören in eine Schichtplan Vorlage?
Welche Informationen benötigt werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.
Eine einfache Excel Vorlage für den Schichtplan sollte jedoch zumindest Mitarbeiter, Datum und Arbeitszeiten enthalten.
Zusätzlich können weitere Angaben sinnvoll sein:
Mitarbeitername: Wer übernimmt die Schicht?
Datum: An welchem Tag wird gearbeitet?
Arbeitsbeginn und Arbeitsende: Wann beginnt und endet die Arbeitszeit?
Schicht: Handelt es sich um eine Früh-, Spät- oder Nachtschicht?
Abwesenheiten: Hat der Mitarbeiter Urlaub oder ist er an diesem Tag nicht verfügbar?
Arbeitsstunden: Wie viele Stunden sind für den Mitarbeiter geplant?
Eine gute Struktur ist entscheidend, damit der Schichtplan auch bei mehreren Mitarbeitern verständlich bleibt.
Vorteile einer Schichtplan Excel Vorlage
Der größte Vorteil von Excel ist die Flexibilität.
Tabellen können individuell aufgebaut und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Spalten lassen sich hinzufügen, Arbeitszeiten verändern und zusätzliche Informationen eintragen.
Für sehr kleine Teams kann eine kostenlose Schichtplan Excel Vorlage deshalb vollkommen ausreichend sein.
Außerdem kennen viele Nutzer Excel bereits aus anderen Bereichen des Unternehmens. Eine lange Einarbeitung ist dadurch häufig nicht notwendig.
Bei einer einfachen Personalplanung mit wenigen Änderungen bietet eine Tabelle somit einen unkomplizierten Einstieg in die digitale Schichtplanung.
Nachteile der Schichtplanung mit Excel
Die Vorteile von Excel werden gleichzeitig zu Nachteilen, sobald der Dienstplan häufig verändert werden muss.
Ein typisches Beispiel:
Der Dienstplan für die kommende Woche wurde erstellt und an alle Mitarbeiter verschickt. Zwei Tage später fällt ein Mitarbeiter aus. Ein Kollege übernimmt die Schicht und die Excel-Tabelle wird geändert.
Nun existieren bereits zwei Versionen des Schichtplans.
Wurde der ursprüngliche Plan ausgedruckt oder als Datei gespeichert, wissen Mitarbeiter möglicherweise nicht, welche Version aktuell ist.
Bei mehreren Änderungen kann dieses Problem schnell größer werden.
Auch Schichttausch, offene Schichten, Mitarbeiterwünsche und Verfügbarkeiten müssen bei einer klassischen Excel-Tabelle häufig über zusätzliche Kommunikationswege organisiert werden.
Mitarbeiterverfügbarkeit bei der Schichtplanung berücksichtigen
Bevor ein Schichtplan erstellt wird, muss bekannt sein, wann Mitarbeiter überhaupt arbeiten können.
Teilzeitkräfte, Minijobber oder Studenten stehen möglicherweise nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten zur Verfügung.
Wer einen Dienstplan nach Mitarbeiterverfügbarkeit erstellen möchte, muss diese Informationen zunächst sammeln und anschließend in die Planung übertragen.
Bei Excel geschieht dies häufig über Nachrichten, E-Mails oder zusätzliche Tabellen.
Je größer das Team wird, desto schwieriger wird es, sämtliche Informationen aktuell zu halten.
Eine zentrale Online-Dienstplanung kann diesen Prozess übersichtlicher gestalten.
Schichtplan online statt mit Excel
Wenn die manuelle Pflege einer Schichtplan Excel Vorlage zunehmend Zeit kostet, kann ein Online-Schichtplan eine sinnvolle Alternative sein.
Dabei werden Mitarbeiter, Schichten und Arbeitszeiten zentral verwaltet.
Ändert sich eine Arbeitszeit, muss nicht jedes Mal eine neue Datei erstellt und verteilt werden. Der aktuelle Dienstplan kann online bereitgestellt werden.
Das ist besonders praktisch für Unternehmen, bei denen Mitarbeiter häufig Schichten tauschen, offene Schichten besetzt oder kurzfristige Änderungen vorgenommen werden müssen.
Auch die Planung mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen lässt sich dadurch übersichtlicher organisieren.
Schichtplan Excel Vorlage oder Online-Schichtplan?
Welche Lösung besser geeignet ist, hängt vor allem von der Größe und Organisation des Unternehmens ab.
Für ein sehr kleines Team mit festen Arbeitszeiten kann eine Schichtplan Excel Vorlage vollkommen ausreichend sein.
Sobald jedoch viele Mitarbeiter, unterschiedliche Arbeitszeiten und regelmäßige Änderungen hinzukommen, steigt der Verwaltungsaufwand.
Dann bietet eine Online-Lösung Vorteile: Die Personalplanung befindet sich zentral an einem Ort und der aktuelle Stand kann Mitarbeitern direkt zur Verfügung gestellt werden.
Alternative zur Schichtplan Excel Vorlage: Schichtplaner Online
Schichtplaner Online unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Dienst- und Schichtplanung.
Mitarbeiter und Arbeitszeiten können zentral organisiert und Dienstpläne online erstellt werden. Dadurch entfällt die Verwaltung verschiedener Excel-Dateien und ausgedruckter Versionen.
Eine Schichtplan Excel Vorlage ist ein guter Einstieg in die strukturierte Personalplanung. Wenn das Unternehmen wächst oder die Planung zunehmend komplex wird, kann der Wechsel zu einem Online-Schichtplan jedoch viel Verwaltungsarbeit reduzieren.
Mit Schichtplaner Online lässt sich die Schichtplanung zentral verwalten und für Mitarbeiter zugänglich machen. So bleibt der aktuelle Dienstplan übersichtlich – auch wenn Arbeitszeiten geändert, Mitarbeiter neu eingeteilt oder kurzfristig Schichten getauscht werden.
