Offene Schichten Mitarbeitern online anbieten und schnell besetzen. Mitarbeiter können freie Schichten sehen und bei der Dienstplanung berücksichtigt werden.
Nicht jede Schicht muss bereits bei der ersten Erstellung eines Dienstplans einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden. Manchmal ist zunächst nur bekannt, dass beispielsweise am Samstagabend noch eine zusätzliche Person benötigt wird. In diesem Fall können offene Schichten für Mitarbeiter eine flexible Möglichkeit sein, freie Arbeitszeiten zu organisieren und anschließend passend zu besetzen.
Anstatt einzelne Mitarbeiter telefonisch zu kontaktieren oder Nachrichten in eine Gruppe zu schreiben, können offene Arbeitszeiten zentral im Rahmen der Dienstplanung organisiert werden. Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, freie Schichten zu erkennen und Interesse an zusätzlichen Arbeitszeiten zu zeigen.
Mit Schichtplaner Online lässt sich die Dienstplanung zentral verwalten. Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Schichten befinden sich an einem Ort und können übersichtlich geplant werden.
Was sind offene Schichten?
Eine offene Schicht ist eine geplante Arbeitszeit, für die noch kein bestimmter Mitarbeiter eingeteilt wurde.
Ein Restaurant benötigt beispielsweise am Freitag von 18 bis 23 Uhr vier Mitarbeiter. Drei Personen stehen bereits im Dienstplan. Für die vierte Position kann eine offene Schicht bestehen, die anschließend mit einem verfügbaren Mitarbeiter besetzt wird.
Das gleiche Prinzip funktioniert in vielen anderen Branchen.
Statt sofort eine bestimmte Person einzuteilen, kann zunächst der tatsächliche Personalbedarf geplant werden. Anschließend wird entschieden, welcher Mitarbeiter die noch unbesetzte Arbeitszeit übernimmt.
Offene Schichten für Mitarbeiter schaffen dadurch mehr Flexibilität bei der Erstellung und Anpassung eines Dienstplans.
Offene Schichten Mitarbeitern anbieten
Besonders praktisch wird dieses Konzept, wenn Mitarbeiter selbst erkennen können, dass noch Arbeitszeiten verfügbar sind.
Einige Mitarbeiter möchten möglicherweise zusätzliche Stunden übernehmen. Andere haben an bestimmten Tagen mehr zeitliche Flexibilität als ursprünglich geplant.
Statt jeden Mitarbeiter einzeln zu fragen, kann eine offene Schicht zentral organisiert werden.
So lässt sich beispielsweise kommunizieren:
„Samstag, 14:00 bis 20:00 Uhr – noch ein Mitarbeiter benötigt.“
Interessierte Mitarbeiter können darauf reagieren und die verantwortliche Person kann anschließend entscheiden, wer für die Schicht eingeplant wird.
Dadurch entsteht eine flexible Form der Dienstplanung, bei der Mitarbeiter stärker in die Besetzung freier Arbeitszeiten eingebunden werden können.
Weniger Telefonate und Nachrichten
Wenn kurzfristig eine Schicht besetzt werden muss, beginnt in vielen Unternehmen eine aufwendige Suche.
Der Planungsverantwortliche ruft Mitarbeiter an, schreibt Nachrichten oder fragt in einer Messenger-Gruppe nach, wer Zeit hat.
Besonders bei größeren Teams kann dieser Prozess unnötig lange dauern.
Eine zentrale Verwaltung für offene Schichten reduziert diesen Kommunikationsaufwand. Statt mehrere Personen einzeln anzuschreiben, kann die noch benötigte Arbeitszeit direkt im Zusammenhang mit dem Dienstplan organisiert werden.
Das macht insbesondere kurzfristige Änderungen übersichtlicher.
Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welche Arbeitszeiten bereits besetzt sind und für welche Schichten noch Mitarbeiter benötigt werden.
Mitarbeiter stärker in die Dienstplanung einbeziehen
Eine moderne Dienstplanung muss nicht ausschließlich von einer einzelnen Person durchgeführt werden.
Mitarbeiter kennen ihre eigene Verfügbarkeit häufig am besten. Einige möchten zusätzliche Stunden übernehmen, während andere an bestimmten Tagen weniger flexibel sind.
Offene Schichten können dabei helfen, diese unterschiedlichen Bedürfnisse besser miteinander zu verbinden.
Mitarbeiter erhalten mehr Möglichkeiten, Einfluss auf ihre Arbeitszeiten zu nehmen. Gleichzeitig können Arbeitgeber freie Schichten einfacher mit Personen besetzen, die tatsächlich Interesse an der entsprechenden Arbeitszeit haben.
Das kann besonders für Unternehmen mit Teilzeitkräften, Minijobbern, Studenten oder Mitarbeitern mit unterschiedlichen Wochenarbeitszeiten interessant sein.
Nicht nur bei der ursprünglichen Erstellung eines Dienstplans können offene Schichten sinnvoll sein.
Auch kurzfristige Ausfälle können dazu führen, dass plötzlich eine Arbeitszeit neu besetzt werden muss.
Ein Mitarbeiter wird beispielsweise krank und kann seine geplante Abendschicht nicht übernehmen. Statt sofort einen bestimmten Kollegen als Ersatz einzuteilen, kann die Arbeitszeit zunächst als offene beziehungsweise neu zu besetzende Schicht behandelt werden.
Anschließend kann geprüft werden, welcher Mitarbeiter verfügbar ist und die entsprechende Arbeitszeit übernehmen kann.
Gerade bei größeren Teams erleichtert diese Vorgehensweise die Suche nach Ersatz.
Kontrolle über die Besetzung behalten
Mitarbeiter in die Dienstplanung einzubeziehen bedeutet nicht, dass jede offene Schicht automatisch von jedem Mitarbeiter übernommen werden sollte.
Unternehmen müssen weiterhin verschiedene Anforderungen berücksichtigen.
Bei der Besetzung können beispielsweise folgende Fragen wichtig sein:
Ist der Mitarbeiter für die entsprechende Tätigkeit geeignet?
Ist er zu dieser Zeit tatsächlich verfügbar?
Bestehen Überschneidungen mit anderen Schichten?
Wie viele Arbeitsstunden hat der Mitarbeiter bereits?
Wird für die Schicht eine bestimmte Qualifikation benötigt?
Muss die Übernahme zunächst bestätigt werden?
Deshalb sollte die endgültige Entscheidung über die Besetzung weiterhin kontrolliert erfolgen können.
So lässt sich die Flexibilität offener Schichten mit einer strukturierten Personalplanung verbinden.
Offene Schichten für kleine Unternehmen
Das Konzept eignet sich besonders für Betriebe mit wechselndem Personalbedarf.
Dazu gehören beispielsweise Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Pflege, soziale Einrichtungen, Produktion, Veranstaltungsbetriebe und viele weitere Branchen.
Ein Café benötigt am Wochenende möglicherweise mehr Personal als unter der Woche. Ein Einzelhandelsgeschäft hat vor Feiertagen einen höheren Personalbedarf. In einem Hotel können Veranstaltungen oder eine hohe Auslastung zusätzliche Arbeitszeiten erforderlich machen.
In solchen Situationen können offene Schichten für Mitarbeiter dabei helfen, zusätzliche Arbeitszeiten flexibel zu verteilen.
Statt den gesamten Dienstplan neu zu organisieren, werden gezielt die noch benötigten Schichten besetzt.
Offene Schichten und Mitarbeiterwünsche kombinieren
Besonders interessant wird die Dienstplanung, wenn offene Schichten mit den Verfügbarkeiten und Wünschen der Mitarbeiter kombiniert werden.
Ein Mitarbeiter möchte beispielsweise am Dienstag nicht arbeiten, könnte dafür aber am Samstag eine zusätzliche Schicht übernehmen.
Solche Informationen können dabei helfen, einen Dienstplan zu erstellen, der sowohl den Personalbedarf des Unternehmens als auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt.
Offene Arbeitszeiten können anschließend mit passenden Mitarbeitern besetzt werden.
Dadurch wird die Dienstplanung flexibler und Mitarbeiter können stärker an der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten beteiligt werden.
Offene Schichten mit Schichtplaner Online organisieren
Schichtplaner Online unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Dienstpläne zentral zu organisieren.
Anstatt verschiedene Excel-Dateien, ausgedruckte Pläne und Nachrichten miteinander abzugleichen, steht die Dienstplanung online zur Verfügung.
Änderungen können zentral berücksichtigt und aktuelle Arbeitszeiten für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.
Offene Schichten für Mitarbeiter können dabei eine flexible Möglichkeit sein, noch unbesetzte Arbeitszeiten zu organisieren und Mitarbeiter stärker in die Planung einzubeziehen.
So lassen sich freie Schichten übersichtlich verwalten, kurzfristige Änderungen leichter berücksichtigen und Dienstpläne flexibler an den tatsächlichen Personalbedarf anpassen.
