Dienstplan mit offenen Schichten kostenlos online erstellen: Freie Schichten Mitarbeitern anbieten, schneller besetzen und die Planung flexibel organisieren.
Nicht immer steht bei der Erstellung eines Dienstplans sofort fest, welcher Mitarbeiter jede einzelne Arbeitszeit übernehmen soll. Vielleicht wird am Wochenende zusätzliches Personal benötigt oder eine bereits besetzte Schicht wird kurzfristig wieder frei. Ein Dienstplan mit offenen Schichten bietet Unternehmen die Möglichkeit, zunächst den tatsächlichen Personalbedarf zu planen und freie Schichten anschließend mit passenden Mitarbeitern zu besetzen.
Mit Schichtplaner Online können Unternehmen ihren Dienstplan online erstellen, Mitarbeiter verwalten und Arbeitszeiten zentral organisieren. Statt freie Schichten über Telefon, Messenger oder verschiedene Excel-Dateien zu koordinieren, wird die gesamte Schichtplanung übersichtlich an einem Ort verwaltet.
Was bedeutet ein Dienstplan mit offenen Schichten?
Offene Schichten sind Arbeitszeiten, für die zwar bereits ein Personalbedarf besteht, aber noch kein konkreter Mitarbeiter eingeteilt wurde.
Ein Restaurant benötigt beispielsweise am Samstagabend fünf Servicekräfte. Vier Mitarbeiter stehen bereits fest. Für die fünfte Position kann zunächst eine offene Schicht geplant werden.
Anschließend lässt sich prüfen, welcher Mitarbeiter verfügbar ist und die Arbeitszeit übernehmen kann.
Ein Dienstplan mit offenen Schichten trennt damit zunächst den Personalbedarf von der konkreten Mitarbeiterzuordnung. Das kann die Planung deutlich flexibler machen – insbesondere in Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten und kurzfristigen Änderungen.
Offene Schichten Mitarbeitern anbieten
Statt freie Arbeitszeiten einzelnen Mitarbeitern nacheinander anzubieten, können offene Schichten zentral organisiert werden.
Mitarbeiter wissen häufig selbst am besten, wann sie zusätzliche Arbeitszeiten übernehmen können. Ein Teilzeitmitarbeiter möchte vielleicht zusätzliche Stunden arbeiten, während ein anderer Mitarbeiter an diesem Tag bereits private Termine hat.
Wer offene Schichten Mitarbeitern anbieten kann, bindet das Team stärker in die Dienstplanung ein.
Eine noch unbesetzte Schicht könnte beispielsweise lauten:
Samstag – 16:00 bis 22:00 Uhr – 1 Mitarbeiter gesucht.
Verfügbare Mitarbeiter können Interesse an der Arbeitszeit zeigen. Anschließend kann die verantwortliche Person entscheiden, welcher Mitarbeiter tatsächlich in den Dienstplan übernommen wird.
Offene Schichten lassen sich besonders sinnvoll mit den Verfügbarkeiten der Mitarbeiter kombinieren.
Statt Mitarbeiter einzuteilen und anschließend festzustellen, dass die geplante Arbeitszeit nicht passt, können bekannte Verfügbarkeiten bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Ein Dienstplan nach Mitarbeiterverfügbarkeit kann beispielsweise beachten, dass Mitarbeiter A nur vormittags arbeiten kann, während Mitarbeiter B am Wochenende zusätzliche Arbeitszeiten übernehmen möchte.
Dadurch lässt sich der Personalbedarf besser mit den Möglichkeiten des Teams verbinden.
Gerade Unternehmen mit Teilzeitkräften, Minijobbern, Studenten oder Mitarbeitern mit unterschiedlichen Wochenarbeitszeiten profitieren von einer flexiblen Planung.
Mitarbeiter selbst in den Dienstplan eintragen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Mitarbeiter stärker an der Verteilung freier Arbeitszeiten zu beteiligen.
Anstatt jede Schicht ausschließlich von einem Planungsverantwortlichen zu vergeben, können Mitarbeiter bei freien Arbeitszeiten ihre Wünsche oder ihr Interesse mitteilen.
Das Prinzip Mitarbeiter selbst in den Dienstplan eintragen beziehungsweise Mitarbeiter für freie Schichten vormerken zu lassen, kann den organisatorischen Aufwand reduzieren.
Die endgültige Kontrolle über den Dienstplan kann trotzdem beim Unternehmen bleiben.
Dadurch entsteht eine Kombination aus Mitarbeiter-Self-Service und kontrollierter Dienstplanung: Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität und Verantwortliche behalten den Überblick über die tatsächliche Besetzung.
Offene Schichten bei kurzfristigen Ausfällen
Ein Dienstplan mit offenen Schichten ist nicht nur bei der ursprünglichen Planung hilfreich.
Auch ein bereits vollständig besetzter Dienstplan kann sich kurzfristig verändern.
Ein Mitarbeiter wird beispielsweise krank oder kann aufgrund eines privaten Termins seine Schicht nicht übernehmen. Die betreffende Arbeitszeit muss nun erneut besetzt werden.
Statt verschiedene Mitarbeiter einzeln anzurufen, kann die frei gewordene Arbeitszeit wieder als zu besetzende Schicht behandelt werden.
Das erleichtert die Suche nach einem Ersatz und verhindert, dass kurzfristige Änderungen über verschiedene Kommunikationswege verteilt werden.
Schichten tauschen online
Neben offenen Arbeitszeiten spielt auch der Schichttausch eine wichtige Rolle bei einer flexiblen Personalplanung.
Kann ein Mitarbeiter eine bereits zugeteilte Schicht nicht übernehmen, besteht möglicherweise die Möglichkeit, dass ein Kollege einspringt.
Wer Schichten tauschen online organisieren kann, vermeidet viele Telefonate und unübersichtliche Nachrichten.
Die Änderung wird anschließend im zentralen Dienstplan berücksichtigt.
Offene Schichten und Schichttausch ergänzen sich dabei sinnvoll: Bei einem direkten Tausch übernimmt ein bestimmter Kollege die Arbeitszeit. Gibt es noch keinen Ersatz, kann die betreffende Arbeitszeit zunächst wieder als offene Schicht betrachtet und anschließend neu besetzt werden.
Dienstplan mit Mitarbeiterwünschen erstellen
Eine moderne Dienstplanung berücksichtigt nicht nur den Personalbedarf des Unternehmens, sondern möglichst auch die Wünsche der Mitarbeiter.
Mitarbeiter möchten beispielsweise bestimmte Tage freihalten, bevorzugen Frühschichten oder können nur zu bestimmten Zeiten arbeiten.
Ein Dienstplan mit Mitarbeiterwünschen kann diese Informationen in die Planung einbeziehen.
Offene Schichten bieten zusätzliche Flexibilität. Statt eine Arbeitszeit sofort fest zu vergeben, kann zunächst geprüft werden, welcher verfügbare Mitarbeiter die Schicht übernehmen möchte.
Das kann insbesondere bei Teams mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen hilfreich sein.
Mehr Kontrolle trotz flexibler Dienstplanung
Mitarbeiter stärker in die Schichtplanung einzubeziehen bedeutet nicht, dass jede Person jede offene Schicht übernehmen sollte.
Bei der Besetzung müssen möglicherweise verschiedene Voraussetzungen berücksichtigt werden:
Ist der Mitarbeiter zur gewünschten Zeit verfügbar?
Besitzt er die notwendige Qualifikation?
Ist er bereits für eine andere Schicht eingeteilt?
Wie viele Stunden arbeitet der Mitarbeiter bereits?
Ist die notwendige Personalstärke gewährleistet?
Muss die Übernahme vom Verantwortlichen bestätigt werden?
Ein Online Dienstplan sollte deshalb Flexibilität ermöglichen und gleichzeitig eine übersichtliche Kontrolle der Besetzung bieten.
Ideal für Unternehmen mit wechselndem Personalbedarf
Ein Dienstplan mit offenen Arbeitszeiten eignet sich besonders für Unternehmen, deren Personalbedarf nicht jeden Tag gleich ist.
Typische Beispiele sind Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Pflege, soziale Einrichtungen, Produktion, Veranstaltungsbetriebe und andere Unternehmen mit Schichtarbeit.
An Wochenenden, Feiertagen oder während saisonaler Spitzen kann kurzfristig zusätzliches Personal benötigt werden.
Mit offenen Schichten kann dieser Bedarf zunächst im Schichtplan berücksichtigt werden, ohne sofort einen bestimmten Mitarbeiter einteilen zu müssen.
Dienstplan mit offenen Schichten mit Schichtplaner Online
Schichtplaner Online unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Dienstplanung online zu organisieren. Mitarbeiter, Schichten, Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten können übersichtlich verwaltet und Änderungen zentral berücksichtigt werden.
Ein Dienstplan mit offenen Schichten bietet zusätzliche Flexibilität bei der Personalplanung. Freie Arbeitszeiten können zunächst geplant und anschließend mit geeigneten Mitarbeitern besetzt werden.
In Kombination mit Mitarbeiterverfügbarkeiten, Wunschzeiten und einem einfachen Schichttausch entsteht eine flexible Form der Online-Dienstplanung.
Statt Dienstpläne mit Excel, Papier, Telefonaten und verstreuten Nachrichten zu verwalten, können Unternehmen ihre Schichtplanung online an einem zentralen Ort organisieren. So lassen sich offene Schichten schneller besetzen, Mitarbeiter stärker einbeziehen und kurzfristige Änderungen einfacher in den bestehenden Dienstplan integrieren.
